Trong một môi trường làm việc hiện đại, việc trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn nâng cao hiệu suất, trải nghiệm làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về từng nhóm trang thiết bị phổ biến và cách bố trí sao cho khoa học, tiện nghi và tiết kiệm chi phí.
Phân loại trang thiết bị văn phòng và chức năng từng nhóm
Trang thiết bị văn phòng có thể được chia thành 3 nhóm chính:
- Nội thất văn phòng
- Đồ dùng văn phòng phẩm
- Thiết bị điện tử – máy móc
Việc hiểu rõ vai trò của từng nhóm giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng và đủ thiết bị cần thiết, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt trong quá trình sử dụng.
Nội thất văn phòng siêu cấp thiết
Nội thất không chỉ ảnh hưởng đến thẩm mỹ không gian, mà còn tác động trực tiếp đến sức khỏe, hiệu suất làm việc và trải nghiệm nhân viên. Việc đầu tư đúng và đủ nội thất ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành về sau.
Bàn làm việc:
Tùy vào quy mô đội nhóm, đặc thù vận hành và phong cách thiết kế thương hiệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn các kiểu bàn và cách bố trí khác nhau để tối ưu không gian và tạo sự đồng bộ.
Một số lựa chọn phổ biến CO-IDB thường ứng dụng:
- Bàn module theo cụm (Cluster desk): thường chia cụm 4, 6 hoặc 8 người, tích hợp vách ngăn thấp giúp kết nối mà vẫn có tính riêng tư. Loại bàn này phù hợp với các văn phòng mở, giúp tiết kiệm diện tích và tăng hiệu quả tương tác nhóm.
- Bàn đơn linh hoạt (Freestanding desk): thường dùng cho các vị trí đặc thù như kế toán, hành chính, cần sự tập trung cao hoặc bố trí theo khối phòng ban tách biệt.
- Bàn có hộc di động/tủ phụ: tăng khả năng lưu trữ, dễ dàng thay đổi vị trí khi cần mở rộng hoặc tái cấu trúc.
Về kích thước, tiêu chuẩn bàn làm việc thường dao động từ:
- Chiều dài: 1.200–1.600 mm
- Chiều rộng: 600–800 mm
- Chiều cao: ~750 mm (phù hợp chiều cao người Việt Nam)
Mẹo bố trí từ COIDB:
Đối với các văn phòng diện tích trung bình – lớn, nên chia cụm bàn theo team kết hợp lối đi tối thiểu 1000 mm để đảm bảo luồng di chuyển mượt mà và tầm nhìn thoáng. Ngoài ra, kết hợp cùng hệ tủ tài liệu lưng thấp giúp vừa phân vùng, vừa tăng tính lưu trữ hiệu quả.
Ghế văn phòng
Ghế ngồi là món nội thất gắn bó nhiều giờ nhất với nhân viên mỗi ngày, do đó việc chọn đúng loại ghế không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe mà còn tác động trực tiếp đến hiệu suất làm việc.
Ưu tiên hàng đầu là các dòng ghế công thái học (ergonomic) – hỗ trợ cột sống, cổ, tay và có khả năng điều chỉnh độ cao, độ nghiêng, tay vịn linh hoạt để phù hợp với từng vóc dáng. Ghế nên có lưng lưới thoáng khí, đệm ngồi êm và chân xoay linh hoạt để nhân viên dễ dàng di chuyển.
CO‑IDB khuyến nghị:
- Với văn phòng làm việc cố định nhiều giờ: nên sử dụng ghế có phần lưng trung hoặc cao, hỗ trợ lưng tối đa.
- Với không gian linh hoạt hoặc ghế họp: chọn ghế gọn nhẹ, không tay vịn hoặc có thể xếp chồng để tiết kiệm diện tích.
Mẹo bố trí từ CO‑IDB:
Luôn để khoảng trống tối thiểu 600 mm phía sau ghế ngồi và 1.000 mm cho lối đi chính, nhằm đảm bảo sự thoải mái và an toàn trong di chuyển. Ngoài ra, chọn ghế có màu sắc trung tính, dễ phối với bàn và không gian tổng thể sẽ tạo sự đồng bộ và thẩm mỹ cao.
Tủ tài liệu – kệ lưu trữ
Tủ tài liệu là trợ thủ quan trọng giúp giữ gìn sự gọn gàng, phân loại và lưu trữ hồ sơ hiệu quả. Việc bố trí tủ hợp lý sẽ giúp giảm sự lộn xộn và tối ưu hóa không gian làm việc, đặc biệt trong những văn phòng diện tích giới hạn.
CO‑IDB thường đề xuất 3 nhóm chính:
- Tủ thấp lưng ghế (H1): dùng phân vùng không gian mở, kết hợp chức năng lưu trữ
- Tủ cao sát trần: tối ưu diện tích theo chiều dọc, phù hợp khu lưu trữ trung tâm
- Kệ mở: phù hợp với tài liệu thường dùng, giúp dễ truy cập
Mẹo bố trí từ CO‑IDB:
Tận dụng các khoảng trống tường cuối hành lang, mặt sau vách ngăn, hoặc kết hợp tủ với bàn làm việc dạng L để tăng dung lượng lưu trữ mà không chiếm thêm diện tích. Luôn bố trí tủ/kệ ở khu vực có lối đi thoáng, tránh chắn ánh sáng tự nhiên.
Đèn văn phòng
Ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập trung, thị lực và tâm trạng của người lao động. Do đó, hệ thống đèn chiếu sáng cần được thiết kế đúng chuẩn – đủ sáng, đều màu và không gây chói.
CO‑IDB ưu tiên sử dụng:
- Đèn LED âm trần / panel: cho ánh sáng đồng đều, tiết kiệm điện
- Đèn để bàn / đèn góc mềm: bổ sung cho khu vực làm việc cá nhân hoặc phòng họp
- Ánh sáng trung tính (4000K): giúp mắt dễ chịu, phù hợp cho môi trường làm việc lâu dài
Mẹo bố trí từ CO‑IDB:
Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên bằng cách đặt bàn gần cửa sổ, dùng rèm mỏng để điều tiết sáng. Hạn chế lắp đèn chiếu thẳng vào màn hình máy tính hoặc mặt người dùng để tránh gây mỏi mắt. Nếu phòng không có cửa sổ, nên dùng đèn có chỉ số hoàn màu CRI cao để mô phỏng ánh sáng tự nhiên.
Đồ dùng văn phòng phẩm nhất định nên có
Văn phòng phẩm là nhóm vật dụng nhỏ nhưng giữ vai trò thiết yếu trong mọi quy trình công việc. Nếu không được chuẩn bị đầy đủ, sẽ ảnh hưởng đến tiến độ xử lý tài liệu – hồ sơ. Một số vật dụng cần thiết bao gồm:
- Giấy in A4, A5, giấy note, giấy tiêu đề
- Bút bi, bút chì, bút dạ quang, bút lông bảng
- Sổ tay, sổ ghi chú, lịch bàn
- Kẹp giấy, bấm kim, kim bấm, gỡ kim
- Bìa hồ sơ, bìa còng, bìa nhựa A4, file trình ký
- Thước kẻ, kéo, dao rọc giấy
- Keo dán, băng keo, băng keo hai mặt
- Máy dập lỗ, máy hủy giấy mini (văn phòng nhỏ)
- Tem nhãn, giấy phân loại, tab phân trang
- Hộp đựng giấy, khay đựng tài liệu.
Thiết bị điện tử cần thiết cho văn phòng
Trang thiết bị điện tử là “xương sống” giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và kết nối thông suốt. Việc chọn đúng thiết bị, công suất phù hợp với quy mô sử dụng là yếu tố then chốt.
- Máy tính bàn / laptop văn phòng
Máy tính văn phòng có thể là máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của người dùng. Phù hợp với tính chất công việc: nhân sự hành chính – laptop cơ bản; designer – máy cấu hình cao, màn hình rời; kế toán – thêm bàn phím số riêng… - Máy in – máy photocopy – máy scan
Nên chọn dòng có đa chức năng, tiết kiệm mực, có kết nối mạng nội bộ để dùng chung. Với văn phòng nhỏ, dùng máy in 3 trong 1. Văn phòng lớn cần máy riêng từng chức năng để đảm bảo tốc độ. - Máy chấm công, thiết bị quét mã QR
Phục vụ kiểm soát ra vào, hỗ trợ quản lý thời gian làm việc. Một số doanh nghiệp dùng máy vân tay, một số dùng thẻ từ hoặc app tích hợp điện thoại. - Bộ phát sóng (router), switch, ổ cắm mạng – điện
Hạ tầng mạng là điều không thể thiếu. Nên thiết kế âm tường, âm sàn, có hệ thống dự phòng để tránh gián đoạn. - Thiết bị họp online – hybrid
Gồm: camera độ nét cao, micro đa hướng, loa hội nghị và màn hình hiển thị. Nên bố trí cố định tại phòng họp, tích hợp kết nối không dây.
Mẹo bố trí thiết bị thông minh theo từng không gian
Việc bố trí thiết bị không chỉ liên quan đến thẩm mỹ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự tiện nghi, an toàn và hiệu suất làm việc của nhân viên. Mỗi khu vực trong văn phòng có đặc thù sử dụng khác nhau, vì vậy cần lựa chọn thiết bị phù hợp và bố trí đúng cách để tối ưu công năng.
Khu làm việc cá nhân / Khu làm việc nhóm
Đây là khu vực chiếm diện tích lớn nhất trong văn phòng và là nơi diễn ra hoạt động chính của nhân viên. Việc bố trí thiết bị thông minh giúp không gian làm việc trở nên khoa học, gọn gàng và thân thiên hơn với nhân viên:
- Tận dụng không gian bàn làm việc: Nên sử dụng giá đỡ màn hình hoặc arm gắn màn để mở rộng không gian bàn, đồng thời giúp nâng cao tầm nhìn, tránh mỏi cổ.
- Giấu dây gọn gàng: Ổ điện âm bàn, khay đi dây dưới mặt bàn hoặc ống gen treo dưới gầm bàn sẽ giúp giữ cho mặt bàn luôn sạch sẽ, an toàn khi thao tác.
- Kệ và tủ phụ linh hoạt: Kệ treo hoặc hộc tủ di động giúp lưu trữ hồ sơ, thiết bị cá nhân mà không chiếm diện tích chính.
- Bố trí cụm nhóm: Với khu làm việc nhóm, nên bố trí theo dạng module để chia sẻ thiết bị chung như máy in mini, hub USB, ổ điện nhóm trung tâm.
Phòng họp
Phòng họp là nơi cần sử chỉn chu cả về hình ảnh lẫn công năng. Việc bố trí thiết bị cần đảm bảo sự chuyên nghiệp, gọn gàng và thuận tiện cho mọi hình thức họp:
- Thiết bị trình chiếu cố định: Ưu tiên lắp màn hình TV treo tường hoặc máy chiếu có khung chiếu cố định để tiết kiệm không gian và đảm bảo thẩm mỹ.
- Hệ thống âm thanh – hình ảnh âm trần: Camera, micro, loa hội nghị nên đi dây âm tường hoặc gắn trần để đảm bảo gọn gàng, không gây vướng khi di chuyển.
- Ổ cắm âm sàn / âm bàn: Hỗ trợ kết nối laptop, sạc thiết bị di động trong cuộc họp nhanh chóng mà không cần kéo dây rườm rà.
- Bảng viết / bảng tương tác: Đặt ở vị trí dễ nhìn nhất từ mọi góc bàn họp. Với không gian sáng tạo, có thể dùng bảng xoay hoặc bảng thủy tinh.
Khu vực lễ tân / Tiếp khách
Đây là không gian đầu tiên khách hàng tiếp xúc, vì vậy thiết bị nên được bố trí tinh tế, tối giản nhưng đầy đủ chức năng:
- Máy tính nhỏ gọn: Máy tính để bàn dạng all-in-one hoặc laptop mỏng nhẹ giúp bàn lễ tân gọn gàng và hiện đại.
- Thiết bị ra vào: Máy chấm công, máy quét QR hoặc cảm biến nhận diện khuôn mặt nên đặt ngay tại lối vào, tách biệt với bàn lễ tân để không gây ùn tắc.
- Màn hình chào đón / bảng thông tin: Có thể gắn màn hình LCD nhỏ trên vách phía sau lễ tân để hiển thị thông tin doanh nghiệp, thông báo nội bộ, lịch họp,…
- Bố trí khu tiếp khách: Ghế sofa hoặc ghế bệt kèm bàn thấp, có ổ cắm âm sàn cho khách hàng sử dụng thiết bị cá nhân nếu cần.
Pantry / Khu vực thư giãn
Khu vực nghỉ ngơi cần dược bố trí sao cho gọn gàng, dễ sử dung và đảm bảo an toàn, nhưng vẫn giữ được sự thư giãn và thẩm mỹ:
- Tủ tích hợp thiết bị: Máy pha cà phê, lò vi sóng, tủ lạnh nên đặt âm trong hệ tủ cao để tiết kiệm diện tích và tạo cảm giác gọn gàng.
- Ổ cắm an toàn: Bố trí ổ cắm riêng cho thiết bị điện, có cầu dao ngắt tự động để đảm bảo an toàn cháy nổ.
- TV / thiết bị giải trí: Treo tường hoặc đặt ở kệ riêng biệt. Âm thanh nên là loa Bluetooth gắn trần hoặc dạng ẩn để giữ sự thoải mái.
- Bố trí bàn ghế linh hoạt: Ghế quầy bar, bàn cao hoặc ghế bệt có thể xếp gọn sau khi dùng để tạo sự linh hoạt trong không gian.
Kho / Khu vực lưu trữ tài liệu
Dù đã có xu hướng số hóa, nhưng đa số doanh nghiệp vẫn cần không gian lưu trữ tài liệu hồ sơ, vật tư dự phòng. VIệc bố trí thiết bị và vật dụng tại khu vực này cần ưu tiên tính tổ chức, an toàn và dễ dàng truy xuất:
- Tủ hồ sơ cao / tủ sắt chống cháy: Dùng để lưu trữ các tài liệu quan trọng hoặc giấy tờ cần bảo mật lâu dài.
- Kệ mở đa tầng: pHù hợp cho tài liệu thường xuyên sử dụng, dễ dàng phân loại theo tháng/quý hoặc từng bộ phận.
- Hộp đựng hồ sơ chuyên dụng: Giúp tối ưu không gian, hạn chế bụi và dễ dàng vận chuyển.
- Dán nhãn và phân loại logics: Hệ thống nhãn mác rõ ràng giúp truy xuất nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm
- Thiết bị hỗ trợ khác: Cần có máy hủy tài liệu, đèn chiếu sáng đủ mạnh và ổ cắm âm tường để phục vụ các thiết bị điện nếu cần số hóa tài liệu tại chỗ.
Những sai lầm phổ biến khi lựa chọn
Việc mua sắm thiết bị văn phòng tưởng đơn giản nhưng lại dễ mắc sai lầm nếu không có kế hoạch rõ ràng. Dưới đây là những lỗi doanh nghiệp thường gặp, khiến không gian kém hiệu quả hoặc phát sinh chi phí không đáng có:
- Chọn theo cảm tính, không dựa vào nhu cầu thực tế
Nhiều doanh nghiệp mua sắm thiết bị theo xu hướng hoặc cảm tính cá nhân mà không khảo sát nhu cầu sử dụng cụ thể. Kết quả là thừa thiết bị không cần thiết, hoặc thiếu những thiết bị quan trọng trong vận hành. - Không tính đến diện tích và đặc thù không gian
Một thiết bị dù hiện đại nhưng nếu không phù hợp với diện tích văn phòng hoặc phong cách tổng thể sẽ gây rối mắt, chiếm diện tích hoặc làm gián đoạn luồng di chuyển. - Mua lẻ tẻ, thiếu đồng bộ thiết kế
Thiết bị được mua riêng lẻ bởi các bộ phận khác nhau dẫn đến sự không thống nhất về màu sắc, kiểu dáng, gây mất thẩm mỹ và khó bảo trì đồng bộ. - Ưu tiên giá rẻ, bỏ qua độ bền và hậu mãi
Việc lựa chọn sản phẩm giá thấp có thể tiết kiệm trước mắt, nhưng nếu thiết bị nhanh hỏng, thiếu bảo hành, sẽ tốn nhiều chi phí thay thế và làm gián đoạn công việc. - Không phối hợp với đơn vị thiết kế thi công
Khi mua thiết bị không đồng bộ với thiết kế mặt bằng, dễ dẫn đến tình trạng phải sửa lại hệ thống điện, bàn ghế, hạ tầng mạng… gây phát sinh chi phí và lãng phí thời gian.
Mẫu thiết kế với đầy đủ trang thiết bị cấp thiết
- Tên dự án: Hạnh Nguyên Logistics
- Quy mô: 1100m2
- Tên dự án: MB Ageas Life
- Quy mô: 650m2
CO-IDB – Đơn vị đồng hành thiết kế và tối ưu không gian văn phòng
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế nội thất văn phòng, CO-IDB không chỉ tạo ra những không gian làm việc thẩm mỹ, hiện đại mà còn giải quyết bài toán công năng, chi phí và hiệu suất vận hành một cách tối ưu.
Chúng tôi mang đến giá trị khác biệt thông qua:
-
Khảo sát & phân tích chi tiết: Đánh giá nhu cầu thực tế, đặc thù từng phòng ban để đề xuất thiết bị phù hợp với mục tiêu vận hành của doanh nghiệp.
-
Thiết kế đồng bộ & khoa học: Kết hợp hài hòa giữa không gian, nội thất và hệ thống thiết bị để đảm bảo tính thẩm mỹ và tối ưu hiệu suất làm việc.
-
Tối ưu ngân sách đầu tư: Tư vấn lựa chọn thương hiệu uy tín, bền bỉ, dễ bảo hành để giảm thiểu chi phí phát sinh trong dài hạn.
-
Đồng hành trọn gói: Từ ý tưởng thiết kế, thi công cho đến hoàn thiện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và không phải làm việc với nhiều nhà cung cấp.
CO-IDB cam kết mang đến một văn phòng đẹp – tiện nghi – hiệu quả, góp phần nâng tầm hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm làm việc cho nhân viên.
>> Xem thêm:
